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有一部經典電影,名叫「世界是平的(Outsourced)」,這部電影以一個有趣而發人深省的方式,呈現了外包和全球化的影響。
故事發生在美國,企業開始將非核心業務「外包和委外」給其他國家。首當其衝的是Call Center(電話服務中心),出於成本考慮,許多企業紛紛外包到印度,工資低廉又會說英語的印度人成為相關企業的最愛。
劇情中,企業中階主管Todd本來管理內部電話客服部門。然而,因為外包決策,他必須出差到印度去管理新的部門。當他抵達印度時,遇到了種種挑戰,包括文化差異、語言障礙以及與當地員工的溝通問題。美國的管理風格和印度的方式迥異,這讓Todd 在一開始管理的時候,受盡挫折。
雖然這部電影於2007年上映,但全球外包的趨勢至今未減退,現今的企業運營中,幾乎都包含了一定程度的委外和外包。然而,正如電影中所展示的,外包也帶來了新的挑戰,其中最主要的是企業內部主管和外包團隊之間的磨合和溝通成本。
儘管外包可能節省了某些成本,但也可能在溝通、管理和協同作業方面,產生增加會議時間、管理規章,甚至可能導致人員流動等一系列隱性成本
因此,在選擇外包之前,有四點可以列入評估:
一、外包公司是否能回應企業內部提出的問題,並提出合宜的解決方案。更甚者,說明解決方案考量了目前企業的發展階段及資源。
二、業務的連貫性。過往,企業會選擇多間的外包廠商來進行,因為可控價格、有選擇性。而現在,更多企業願意選擇一間外包公司,與之建立深入的「戰略性合作夥伴關係」。
根據過往的經驗發現,同時有多間外包廠商,將很仰賴內部妥善管理機制、EIP系統保管不同版本的需求和定稿的檔案。
若是碰上多個內部窗口搭配多個外包廠商的多變組合,遇上了人員異動的交接問題,或無檔案紀錄等狀況,就會讓原本順暢運作的專案,增添更多的隱形成本。
選擇一間符合企業文化、好溝通的外包公司深入長期合作,可以確定「業務的連續性」,也能因為彼此有時間深入瞭解,愈來愈有合作默契,往雙贏的局面走去。
三、彈性應對大環境的異常變化。過去幾年COVID-19的緣故,有太多無法意料的外在狀況,外包團隊需要擁有能和企業一起因應突發狀況的應對能力。
四、工作流程透明化。大多數公司僅追蹤外包供應商的交付成果,這其實容易造成一些誤解,反而需要大量的溝通。
外包公司提供透明的執行流程,讓企業瞭解每個決策的環節都能和企業文化、規範一致,將達到「協作」的意義,不僅是做出成果而已。
因此,這些關鍵要點在企業選擇外包夥伴之前是需要考量的。明確的內部期望和需求,能為與外包公司的對接提供堅實的共識基礎,確保外包計畫順利實施,選擇合適的合作夥伴才有助於實現公司的目標。
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