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數位沛方/建立 SOP 掌握三大原則

本文共1053字

經濟日報 王如沛(數位行銷顧問)

這幾年輔導的團隊中,有一些是屬於比較年輕的企業或是部門,他們最常面臨到的一個問題,就是不知道該怎麼做才是比較好的做法。因為公司太年輕,大家都沒相關經驗,在草創時期員工人數少時,管理還算容易,但當規模逐步成長,更多人加入團隊後,因為過往大家各自的經驗不同,就會開始造成作業上,無論是在分工或是做事順序方面產生歧異。

各種歧異會影響工作上的效率,這時候就很需要建立標準作業程序(SOP)來協助管理。以下是企業做SOP時需留意的三個狀況,分別說明如下。

一、找公司最熟悉該職務的人來做

寫SOP時,務必要跟第一線實作的人來討論如何撰寫,而不是由一個不負責該項目的管理層撰寫,因為若不是真的實作,很可能會不知道做快做好工作的關鍵點為何,容易變成紙上談兵。而若把這樣的東西拿去給同樣不熟悉作業流程的新人去做,很可能造成工作效率更加低落。

二、圖文共存方便閱讀

因為組織中每個人都有自己要做的工作,所以當新人加入後,很難隨時有人跟在旁邊指導,因此在製作SOP的內容時,最好能將文字與圖片共同加入,甚至可以加入影片的部分,方便新手獨立學習操作。

不過,請記得不是把SOP丟給新人後他就一定能自己操作,仍是需要有較熟悉相關作業的同事定時關心學習進度,避免新人覺得都沒人在關心或教學,而產生離職念頭。

另外,因為這份手冊有可能是給剛出社會的新鮮人或剛投入產業的新人看,因此在用詞上也建議通俗易懂,或專有名詞旁要註記說明。

三、定期檢視SOP內容

科技進步神速,過往最佳的作業流程,很可能會因為新工具的導入而變成過時,所以組織可以定期找相關的同仁來討論,該作業流程是否還適用?是否有機會讓整個流程是更有效率?因為改善效率,就是增進組織的競爭力。

例如常見的簽核作業,從過往動輒要好幾天的紙本南來北往送達,到現在電子簽核只需要短短數分鐘甚至數秒,都是在幫我們和時間競賽、更有效率的作業。

以上三點,是我自己在協助企業時發現最常卡住的地方,特別是對於完全沒做過的組織或個人,第一次製作時一定會覺得很困難,甚至不知道到底某個動作是不是需要記錄、或懷疑這樣真的就是最好的做法嗎?這都是很正常的狀況,建議能記錄細一點就不要寫太簡略,因為很可能習以為常的事情對新人來說是他從沒想過的。

至於是不是最佳的作法,如同上面提過,作法很可能會隨著時間進步,所以若之後發現更有效率的完成方式,那就再更新調整。

在員工愈來愈不容易找的情況下,我們必須想辦法讓願意來的新人能夠快速上手,不但能增加有效的工作人力,員工也會覺得這是間有制度的企業,也更容易進入狀況,替公司帶來產值。

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