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多數人在職場上都會有機會與其他人共事,每天和同事相處的時間可能比跟家人在一起的時間還長,因此如何在職場中與其他人有效溝通,成為是一門學問。
我曾經輔導一個五人的部門團隊,每個人其實都很願意做事,但有時候會因為當中的小主管用字遣詞較直率,造成其他人以為在責怪自己,難免在回應時變得激動,結果小主管發現自己似乎說錯話造成別人的不悅後,接下來用詞都極度謹慎,結果反而讓其他人又覺得這位主管怎麼態度變得怪怪的,最後大家相處時開始有壓力,也沒辦法像之前正常溝通。
這類的案例其實不少,畢竟沒有人進一間公司的目的,是要跟大家搞壞關係破壞和諧的,但可以怎麼做,我以自己經驗來分享。
從主管角度來跟下屬溝通時可以留意以下三點:
一、清晰明確的指示
有時候一忙起來容易講話太快,但不見得每個同仁都能夠清楚理解(特別在有新人時),因此交代事情最好還是能把下令原因、希望得到結果先做個說明,才不會沒頭沒尾,最後下屬可能交出一個錯誤方向的報告,這時候若責怪對方,對方很可能會覺得是你一開始沒講清楚,長期下來對團隊造成傷害。
二、開放溝通
主管並不代表什麼事情都一定是最懂的人,所以在下達指令時,要有能接受同仁表達可能有更佳作法的心態。
漢高祖劉邦曾經說過,他底下每個人都比他優秀,但能夠領導統御這麼多優秀的人,就是他的本事。
當每個同事負責一些項目久了,很可能比我們還熟悉每個相關決策帶來的影響,這時主管能夠在下達指令時獲得這些同事的提醒,反而是代表他們平常不但專注於自己的工作,而且也願意把公司的成敗放在心上,並非毫不思考,完全依上面交代的方式做事。
三、及時反饋
當同仁有好表現時,可以及時讚美表揚,讓他們知道自己是做對事情的。不過,要留意一點,並不是每個人都喜歡在公開場合被表揚。
調查顯示,年輕的Z世代其實不見得喜歡被公開表揚,因為他們覺得這可能是一種表面的誇讚。
我自己有時會採用私下的方式,也許趁著對方到茶水間,或著在通道上遇到時表達肯定,其實這樣做他們會很開心,因為他會知道你是真的在恭喜他。
在人與人的相處中,難免會出現摩擦,但多數時候只要肯去面對、好好地坐下來溝通,就能發現有時是因為我們不清楚對方的想法而誤解了他的一些言行,這時該做的是換位思考,並設身處地替對方著想,如此一來,相信多數的摩擦都是可以被解決的。
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